Корпоративный портал на весь рабочий день

Интервью менеджера по внутренним коммуникациям и PR компании «Оранта-страхование» Елены Анисимовой

Менеджер по внутренним коммуникациям и PR компании «Оранта-страхование» Елена Анисимова

— Какие задачи ваша компания решает с помощью корпоративного портала «1С-Битрикс»?

— Наша компания является частью большой группы Ahmea, головной офис которой находится в Голландии. «Оранта-страхование» основнана в 1995 году, успешно работает на российском страховом рынке уже более 16 лет. Наша компания имеет обширную филиальную сеть, более 60-ти точек продаж работают в большинстве субъектов Российской Федерации. То есть «Оранта-страхование» — это крупная универсальная страховая компания, имеющая лицензии на проведение операций по двадцати трем видам страхования, а также по перестрахованию.

С помощью корпоративного портала мы решает следующие задачи: опубликование новостей обо всем, что происходит в компании, об основных изменениях, назначениях и так далее. Также активно используется справочник сотрудников, то есть каждый сотрудник может зайти на корпоративный портал, найти того, кто его интересует, причем независимо филиала, в котором он работает, увидеть его справочные данные. Кроме того, на портале есть хранилище данных, в котором различные подразделения выкладывают свои документы. Это может быть и отдел по охране труда, и HR-отдел, и любая другая структура компании. То есть на портале имеется специальная закладка «библиотека документов», и этот функционал важен и активно используется нашими сотрудниками.

— Основными носителями знаний являются сотрудники. Как с помощью корпоративного портала вы собираете необходимую информацию и превращаете ее в полезные знания, которыми потом пользуется вся компания?

— В качестве примера приведу опрос, который мы проводили с помощью корпоративного портала. В прошлом году мы организовали мотивационный опрос сотрудников, с помощью которого попытались выяснить, какова степень удовлетворенности работой у сотрудников компании. Опрос проводился на портале, а в дальнейшем HR-отдел использовал собранную информацию для создания мотивационных программ для сотрудников.

— Чем крупнее компания, тем больше задач у ее сотрудников и тем труднее координировать их работу, оперативно отслеживать результаты, контролировать. Помогает ли корпоративный портал решить эти задачи?

— Скажу сразу, что мы пока не используем портал на всю его мощность, весь его функционал. Я несколько раз участвовала в онлайн-конференциях, которые проводит «1С-Битрикс», поэтому знаю обо всех возможностях портала. Он, действительно, позволяет и координировать работу, и контролировать, но у нас для этого есть другие инструменты.

— Какую информацию вы доносите до сотрудников с помощью портала, насколько такой способ коммуникации эффективен?

— Это, естественно, новости обо всем, что происходит в компании. Естественно, о назначениях, о тех топ-менеджерах, которые по каким-то причинам покидают компанию. Обязательно размещаем информацию о важных изменениях не только в «Оранта-страхование», но и во всей группе Ahmea. Мы используем портал и для того, чтобы донести до сотрудников основные ценности, корпоративные ценности группы Ahmea и «Оранта-страхование».

Плюс к этому, иногда с помощью портала мы организуем корпоративные конкурсы. Их, наверное, можно отнести мотивационными программами для сотрудников.

Я думаю, корпоративный портал — это очень полезный инструмент. Насколько я знаю, каждый сотрудник начинает свой день с того, что открывает его, видит новости, если надо, корректирует планы. Это важно. Да и в течение всего дня портал открыт практически у всех сотрудников. Поэтому он всегда может обратиться к помощи портала и извлечь из него ту информацию, которая ему необходима.

— Одним из достоинств разработки «1С-Битрикса» называют относительно не сложное развертывание и дальнейшее развитие этого продукта. Сколько времени в вашей компании прошло от момента приобретения системы до начала ее использования? Пришлось ли специально обучать людей для работы с порталом?

— Портал установили в нашей компании более пяти лет назад. Насколько я знаю, внедрение провели очень быстро и так же быстро стали им пользоваться. Из личного опыта могу сказать, что научиться работать администратором портала мне было совсем не сложно. На это требуется буквально пара часов. Надо просто понять, какие у портала есть основные функции, как с ними работать. А это все очень удобно и доступно. Мне кажется, любой наш сотрудник ответил бы на этот вопрос примерно так же.

— На портале есть функционал для работы с мобильными устройствами — с коммуникаторами, с планшетниками. Востребована ли эта возможность в вашей компании?

— Я знаю, что некоторые сотрудники эту возможность используют. Возможно, не все сотрудники знают о том, что можно работать с порталом через смартфон или планшетник, но мы будем развивать эту тему. Думаю сотрудники с удовольствием начнут использовать портал на своих мобильных устройствах. Это особенно полезно для агентов и продающих подразделений, чьи сотрудники не всегда бывают в офисе, чаще всего они в так называемых полях, работаюит с клиентами за пределами офисов. И в этом случае портал будет очень удобен для связи, для получения оперативной или справочной информации.

— Кто в компании предложил использовать портал? Руководство, сами сотрудники или IT-департамент?

— Это была инициатива IT-департамента, точнее, директора департамента информационных технологий. Руководство его поддержало. Таким образом он у нас и появился.

— Если представить, что у вас нет этого корпоративного портала, с какими трудностями ваша компания столкнулось бы?

— Я думаю, возникло бы достаточно много проблем в плане коммуникаций. То есть исчезла бы общедоступная информация. Простой пример: чтобы иметь нормальный справочник сотрудников с их номерами телефонов и другими данными пришлось бы создавать громадные таблицы в Excel, обновлять их чуть ли не каждый день. Только для этого нужен был бы отдельный сотрудник, который бы этим занимался постоянно. И очень было бы тяжело ему отслеживать все изменения и постоянно обновлять файлы.

Возникла бы проблема и с новостными рассылками. В компании ежедневно что-то происходит, у нас очень много изменений. И каждый раз, каждый день надо посылать сотрудникам новости — порой громоздкие, с картинками. Это было бы, конечно, не очень легко делать. А портал с легкостью справляется с этими задачами.

Ну и, конечно, хранилище документов. Я знаю, что сотрудники очень часто пользуются документами, которые выложены на портале. А с его отсутствием хранить их пришлось бы в другом каком-томесте, а это, скорее всего, было бы и неудобно, и, прежде всего, небезопасно.

Познакомиться с демо-версией «1С-Битрикс: Корпоративный портал»