16+
Суббота, 15 августа 2020
  • BRENT $ 44.95 / ₽ 3276
  • RTS1323.80
17 февраля 2020, 12:20 Компании
Спецпроект: Секреты эффективности

«Что? Где? Когда?»: пять правил проведения конференции

Лента новостей

Почему деловая программа мероприятия не должна затмевать развлекательную

Фото: depositphotos.com

По статистике, в одной только Москве в год проводятся несколько сотен конференций на самые разные темы. А это значит, что большинство интегрированных в профессию специалистов периодически добровольно или принудительно оказываются на подобных мероприятиях. Есть ли от них польза? Далеко не всегда. Поэтому перед тем как организовать конференцию и приступить к освоению бюджета, желательно убедиться, что на нее будет спрос. Сделать это, причем совершенно бесплатно, можно в соцсетях, например организовав дискуссию в специализированном сообществе. Исходя из этого, можно будет оценить, насколько целесообразно выходить в офлайн.

Если спрос есть, можно приступать к планированию и организации, не упуская из виду пять главных принципов проведения конференции, при этом сделав упор на авторитетную команду спикеров и оригинальное место проведения.

1. Формат мероприятия

Успех мероприятия во многом зависит от его формата. Поэтому организаторам конференции имеет смысл четко сформулировать ее конечную цель. С образовательным и торговым наполнением все ясно: упор делается на лекционную программу или выставочную составляющую. А в остальном приоритетом становится либо обмен опытом, в том числе в виде выступлений спикеров, либо нетворкинг, то есть налаживание связей между участниками. Это значит, что в первом случае все будет зависеть от «звездности» докладчиков и гибкости расписания, а во втором — от того, насколько предложенный формат и выбранная площадка поспособствуют вовлеченности каждого участника.

2. Распределение ответственности в команде

Подготовка к конференции состоит из сотни мелочей, пренебрежение к которым может испортить общее впечатление от мероприятия. Разумеется, состав участников и спикеров, место проведения и работа со спонсорами — приоритетные направления, но это не значит, что сопутствующие дела можно пустить на самотек или отложить на потом. Для того чтобы ничего не забыть, необходимо максимально четко обозначить все направления работы, начиная с производства печатной продукции и заканчивая организацией трансферов для гостей, а затем возложить ответственность за сделанную работу на конкретных людей в команде.

Фото: depositphotos.com

3. Отношения со спонсорами

Спонсорская помощь — неоценимая вещь, особенно если речь идет о масштабных мероприятиях. Но проблема в том, что спонсоры склонны перетягивать одеяло на себя и рекламировать свои товары и услуги куда навязчивее, чем следовало бы. В такой ситуации проигрывают все стороны: организаторы теряют контроль над мероприятием и оно лишается смысла, спонсоры превращаются из благодетелей в раздражитель, а участники, заплатившие за билет, уходят разочарованные и готовые выплескивать свои негативные впечатления в профессиональном сообществе и соцсетях. Выход: дозированная интеграция спонсорских услуг и четкие договоренности на берегу.

4. Баланс между работой и отдыхом

Организаторы конференций уверены, что чем насыщеннее будет программа, тем успешнее получится мероприятие. Отчасти это так — участников нежелательно предоставлять самим себе. Но ставить рекорды по количеству выступлений и круглых столов тоже ни к чему. У людей должно быть время перевести дух, перекусить и проверить почту. Поэтому важно, чтобы место действия располагало комфортными зонами для кофе-брейка, а расписание было составлено таким образом, чтобы участники могли выбрать для себя приоритетные пункты программы, спланировав свое присутствие на конференции максимально комфортно для себя.

5. Место проведения — ключевой момент

Большинство конференций проводятся в отелях или ресторанах, что, с одной стороны, удобно и логично, а с другой — слишком банально. И это притом, что место проведения влияет на общее впечатление от мероприятия. Также организаторам известна проблема, связанная с логистикой участников и докладчиков: кто-то обязательно опоздает на выступление, запутается в залах или коридорах либо перепутает пункты в расписании.

Фото: «Рэдиссон Ройал»

Чтобы избежать этих накладок, лучше выбрать оригинальную площадку, которая сама по себе повысит внимание гостей к предстоящему событию. В Москве для этого подойдут океанариумы, планетарий, приватные сады или даже театры. Кроме того, проводить деловые мероприятия можно на борту яхт флотилии «Рэдиссон Ройал» с круглогодичной навигацией, где есть все необходимое оборудование для проведения презентаций и демонстрации видеоматериалов, а также возможность плавно превратить дневную деловую программу в неформальный вечерний ужин для гостей.

Добавить BFM.ru в ваши источники новостей?

Рекомендуем:

Фотоистории
BFM.ru на вашем мобильном
Посмотреть инструкцию