Мегаплан для организации совместной работы

Мегаплан — это корпоративный центр общения и управления задачами. Руководители ставят задачи и сроки, сотрудники задают вопросы и отчитываются о результатах. Четко, строго, по полочкам.

Сотрудники видят только те задачи, которые каким-то образом касаются лично их, не отвлекаясь на чужую работу. Сроки и ответственные строго зафиксированы. С первого взгляда понятно, что делать, когда и в каком порядке.

В списке задач видно, какие дела просрочены, какие задачи «зависли» и кто в этом виноват. Больше нет проблемы в том, что кто-то не знает о своих задачах. Ни одна задача не откладывается на неопределенный срок.
Мегаплан справляется с любой структурой управления. В компании может быть 10 человек, 10 отделов или 10 полноценных филиалов с распределенным функционалом: Мегаплан понимает иерархию любой сложности и не дает в ней запутаться.

Бесконечный универсальный архив

Мегаплан хранит все общение по задачам. Если сотрудник не вовремя предложил хорошую идею, ее можно обсудить, принять по ней решение и отложить исполнение до конкретного срока в будущем. Когда настанет этот момент, вся история общения и ценные мысли появятся в поле зрения. За эту задачу можно будет взяться, как будто ее предложили вчера.

То же и со старыми закрытыми проектами. Мегаплан помнит, какая типография печатала рекламные буклеты в прошлом году и сколько это стоило, как выглядел договор трехлетней давности, как справился со сложным заданием давно уволившийся руководитель проекта и какие цели стояли перед отделом в начале года. Сотрудники могут увольняться, компьютеры могут ломаться, документы в архиве могут сгореть — но Мегаплан будет помнить все.

Организация личной рабочей среды

Мегаплан постоянно уведомляет сотрудников обо всем: новые задачи, комментарии, сообщения и надвигающиеся сроки. Все уведомления настраиваются: кто-то предпочитает письма, кто-то получает уведомления в Джабере, кто-то не расстается с телефоном и заказывает уведомления по СМС.

Мегаплан помогает сотрудникам отключиться от офисной суеты и заняться делом. Сотрудник заходит в Мегаплан, чтобы увидеть свои задачи и вопросы. Посмотрел — закрыл — занялся. Закончил — открыл Мегаплан — отчитался. Следующая задача.

Порядок в рабочем времени

Самое мерзкое в офисе — когда тебя отвлекают. Поэтому умные многозадачные сотрудники отключают все уведомления, чтобы их нельзя было дергать, пока они заняты важной работой. При этом не будет такого, что сотрудник полностью недоступен: когда он закончит, он откроет Мегаплан и ответит на все вопросы, которые возникли за время его продуктивной работы. В любой книге по тайм-менеджменту крупными буквами написано: «Не отвлекайтесь. Делайте одно дело». Мегаплан помогает сосредоточиться и работать эффективно, не распыляясь на чужую скуку и безалаберность.

Мегаплан умеет считать время, затраченное на отдельную задачу. Руководители просят сотрудников указывать, сколько времени потрачено на отдельные рабочие моменты. По результатам недели, месяца или года составляются автоматические отчеты. Когда сотрудник должен указать, сколько времени у него ушло на письмо клиенту или коммерческое предложение, уже сам факт учета времени дает прирост продуктивности. А если завязать продуктивность с зарплатой (Мегаплан умеет и такое), то сотрудники будут напрямую замотивированы работать быстрее и не отвлекаться.

Порядок в документах

Мегаплан хранит документы: просто так и относительно задач. Просто так хранятся общие рабочие документы: бланки, договоры, шаблоны коммерческих предложений, брендбук и другие документы, которые нужны всем.

К задачам прикрепляются исходные данные и результаты. Если один и тот же документ загружается несколько раз в разных версиях, Мегаплан группирует документы и первой выдает самую свежую версию, чтобы никто по ошибке не скачал старую. Больше не будет такого, что сотрудник обновил презентацию, а дальше по цепочке ушла ее старая версия.

С Мегапланом больше не нужно просить друг друга переслать рабочий документ по почте. А так как Мегаплан бессрочно хранит всю рабочую переписку, найти документ двухлетней давности проще простого.

Работа с удалёнными сотрудниками, из дома и в дороге

Мегаплан работает через Интернет, доступ к своим задачам можно получить с любого компьютера по паролю. Мегаплану не важно, откуда к нему подключаются: из офиса в Москве или виллы в Тайланде. Если у менеджера есть голова на плечах, ничто не мешает ему организовать продуктивную работу отдела за пределами офиса. В самой компании «Мегаплан», например, каждый пятый работает через Мегаплан удаленно.
Мегаплан открывается не только на любом компьютере, но и на большинстве смартфонов. Отвечать на текущие вопросы и следить за ходом дел можно из метро, в пробке или в командировке.

Минимум рутины

Мегаплан автоматизирует рутинную работу. Все регулярные задачи (отчеты, планирование) Мегаплан умеет ставить сам с заданной периодичностью по шаблону.

Мегаплан сам уведомляет о продвижениях по задаче всех заинтересованных. Не нужно вспоминать, кого ставить в копию письма и кому отчитываться. Достаточно отписаться в комментарии к задаче.

Выполненные и неактуальные задачи сами пропадают из поля зрения. Наводить порядок в файлах и папках в Мегаплане не нужно — все изначально организовано по задачам, тегам и ответственным.

Советы руководителям

Мегаплан в компании не улучшает работу автоматически, им нужно пользоваться. Обычно, если руководитель переходит на Мегаплан, сотрудники подтягиваются сами.

- Ставьте задачи и отвечайте на вопросы только через Мегаплан. Отсекайте все попытки обсудить рабочие моменты с глазу на глаз или по почте. Пусть сотрудники знают, что вы всегда поможете и ответите на их вопрос — если он задан в Мегаплане. Это избавит вас от необходимости переключаться на несвоевременные вопросы в момент, когда их задали.

- Принимайте работу только в Мегаплане. Не считайте задание выполненным, пока не нажата большая зеленая кнопка «Завершить работу» и не указано затраченное время.

- Храните в Мегаплане важные общие документы и информацию.

- Ставьте реалистичные сроки и следите за их соблюдением. Сотрудники должны понимать, что сроки стоят не просто так.

- Планируйте встречи с сотрудниками через Мегаплан. Добавляйте участников встречи в календарь, и они получат уведомления.

- Будьте примером эффективности. Сотрудники всегда учатся у руководителя.

Мегаплан помогает компаниям работать эффективнее и с меньшими издержками. Переход на Мегаплан — это не только появление в компании нового инструмента. Это всегда переход к новому мышлению и рабочей этике. Когда продуктивность и задачи на виду, уже не так просто просиживать штаны в офисе, ничего не делая. Мегаплан вводит новые стандарты прозрачности и ответственности. Это новый способ работать и зарабатывать. Им уже пользуются 2500 компаний.

Мы хотим, чтобы Мегаплан был вам полезен и помогал решать рабочие задачи. Поэтому мы предлагаем попробовать Мегаплан бесплатно первый месяц, без обязательств и давления.

Мы постоянно получаем предложения от наших клиентов о том, как улучшить Мегаплан. Каждые полтора-два месяца Мегаплан обновляется, появляются новые возможности и улучшения. Мегаплан развивается вместе с компаниями, которые им пользуются.

Попробуйте наши продукты для совместной работы: