16+
Среда, 22 ноября 2017
  • BRENT $ 63.00 / ₽ 3728
  • RTS1147.61
18 апреля 2012, 14:49
Спецпроект: Спецпроект Megaplan

Как использует Мегаплан компания Юмисофт

Лента новостей

Кейсы использования Мегаплана от производителя одной из самых популярных российских CMS-систем — компании UMI

Сергей Котырев, Генеральный директор Юмисофт

Разработчик одной из самых популярных российских CMS-систем, (UMI.CMS) компания Юмисофт, активно использует Мегаплан в своей повседневной работе. Генеральный директор Юмисофта Сергей Котырев рассказывает о том, как происходил процесс перехода на Мегаплан и каких успехов в результате удалось достичь компании.

— Сергей, чем была вызвана необходимость в автоматизации процессов в компании? Рассматривали ли вы только облачные сервисы или коробочные решения тоже?

— Юмисофт – компания-вендор с высокой компетенцией в области проектного управления и разработки ПО. Процессы разработки нашего собственного продукта вылизаны и отточены от и до. Тем не менее, в процессе быстрого роста и развития компании мы поняли, что в процессах общего взаимодействия внутри команды, ведения задач, не связанных с разработкой продукта (маркетинг, административные поручения, планирование дел и пр.) стало все больше неразберихи и путаницы. Это нормальное явление для быстрорастущего бизнеса, но мы были серьезно намерены решить эту проблему раз и навсегда.

При подборе потенциальных решений мы ориентировались только на SaaS-сервисы. Это практически идеальная модель для использования сервисов для управления бизнесом в компаниях сегмента СМБ. Коробки и прочие «корпоративные порталы» мы даже не рассматривали.

— Как Юмисофт пришел к выбору Мегаплана для организации совместной работы внутри компании?

— Перед Мегапланом мы последовательно перепробовали несколько аналогичных продуктов, и каждый из них вызывал отторжение по разным причинам: либо на функциональном, либо на человеческом уровне. Поэтому переход на Мегаплан вызвал настоящий WOW-эффект: все понятно, все удобно, приятный интерфейс — сел и работай.

— Какие процессы удалось автоматизировать с помощью Мегаплана?

— Мы используем продукт «Совместная работа». Очень активно пользуемся возможностями модуля «Задачи» для проектных коммуникаций между отделами: постановки групповых задач и отслеживания процессов их выполнения, а также «Сотрудниками» — для оперативного доступа к информации по всем сотрудникам: контакты, отпуска и т. д. Кроме того, для наших процессов очень важно, что SaaS-модель позволяет получить быстрый доступ ко всем задачам и данным удаленно.

— Сергей, можете ли вы привести конкретные примеры того, как Мегаплан облегчил жизнь внутри компании?

— Да, конечно. Я покажу прямо на рабочих скриншотах из системы:

Пример первый.

Организация мероприятий — составная задача, требующая включения нескольких отделов и централизованного поэтапного контроля. Возьмем, например, проект «Ловим сетью». Это федеральный цикл семинаров по интернет-маркетингу. На 2012 год у нас запланировано 10 таких семинаров по всей стране, и Мегаплан очень помогает нам при структурировании рутинных процессов и контроле чек-пойнтов.

Создаем в Мегаплане проект «Ловим сетью», сразу разбиваем его на несколько направлений и назначаем ответственных: документы и финансы — бухгалтерия, региональные партнеры — партнерский отдел, командировки и логистика по каждому городу — офис, продвижение и работа с аудиторией — отдел маркетинга. А если по проекту требуется, например, организация промо-акции, то в него будут входить еще и задачи по дизайну (дизайн-агентство) и разработке функционала (отдел разработки). Весь проект в целом контролирует отдел маркетинга. Итого в проект вовлечены 5 отделов, при этом в Мегаплане вся картина по проекту собрана воедино, и мы можем отслеживать процесс выполнения по каждому направлению.

Далее раздаем задачи по каждому направлению и контролируем их исполнение. Попутно используем Мегаплан как базу знаний по всем проектам и сотрудникам. Например, если кто-то из исполнителей уволен, то всю информацию по проекту унаследует новый сотрудник. Восстанавливаем историю по каждой задаче и в случае необходимости выходим на связь со всеми участниками, даже если они уже не работают в компании.

Пример второй – коммуникации между отделами.

Обновление сайта — задача, в которую поэтапно вовлекаются несколько рабочих групп, последовательно выполняющих всю цепочку работ. Рассмотрим такую цепочку на примере создания страницы на сайте umi-cms.ru, посвященной Службе Заботы UMI.CMS.

Создаем «задачу» в Мегаплане и разбиваем ее на несколько последовательных «дел», за каждое из которых отвечает отдельная рабочая группа. Ответственным назначаем руководителя того отдела, который будет выполнять первое дело. Руководитель отдела поручает задачу подчиненному, при этом внутри отдела Мегаплан уже не используется. Далее руководитель загружает результаты работ (прямо в «задачу» в Мегаплане), отмечает свое «дело» выполненным и передает задачу ниже по цепочке, то есть переназначает на руководителя отдела, ответственного за следующее «дело». Вся хроника рабочего процесса (комментарии и вопросы, промежуточные результаты работ, напоминания и т. д.) отображается (и остается в истории задачи) внизу интерфейса длинной вереницей, которая не поместилась в наш скриншот. Последнее звено цепочки возвращает задачу общему постановщику, который принимает результат работы.

— Довольны ли вы уровнем поддержки, часто ли у сотрудников возникают вопросы или сложности при использовании продукта?

— Да, вопросы иногда возникают, но 99% из них решается простым обращением в техподдержку Мегаплана. Пару раз бывали случаи, когда ответ поступал не мгновенно, но это были довольно сложные вопросы, связанные с использованием API, на которые, очевидно, требовалось определенное время.

Насчет сотрудников хочу сделать небольшое лирическое отступление: Мегаплан идеально подходит для быстрой адаптации новых людей к компании. Ты заводишь человека в Мегаплане, добавляешь его в необходимые задачи/проекты, и он самостоятельно вливается в работу. Если у него возникает вопрос, например, по каким-то задачам, которые были до него, он использует поиск и оперативно получает исчерпывающую информацию в «завершенных задачах».

— Что бы вы пожелали или посоветовали нам в разрезе развития Мегаплана?

— В плане инструментов для организации совместной работы у вас и так все отлично, к тому же вы регулярно добавляете новый полезный функционал. Я бы рекомендовал сосредоточить отдельные усилия на развитие CRM-решений — это огромное непаханое поле для сегмента СМБ в России, и Мегаплан вполне может занять на нем лидирующие позиции.

— Можете ли вы напоследок дать какие-то рекомендации компаниям, которые в данный момент тестируют Мегаплан и принимают решение о приобретении?

— Берите, и даже не думайте! Мегаплан действительно упрощает жизнь.

Сергей Котырев и компания Юмисофт используют продукт Мегаплана «Совместная работа»:

Организация совместной работы
и управление сотрудниками

  • Эффективное взаимодействие команды
  • Совместная работа над документами
  • Обсуждения и новости компании

Попробовать продукт: 30 дней бесплатно
Узнать больше

Рекомендуем:

  • Фотоистории