Властелин времени

У многих отсутствует привычка думать о времени реалистично, в результате чего цели остаются недостигнутыми, мечты нереализованными, а повседневные дела переносятся с одного дня на другой, а потом в суете жизни и вовсе забываются

Только настройка личной системы планирования и привычка ежедневного ведения планов позволяют нам внимательнее относиться ко времени собственной жизни, всегда успевать сделать главное, укладываться в сроки и выполнять обязательства. Планирование, бюджетирование, контроль, учет — все эти принципы применимы и ко времени, которое является важнейшим невосстановимым ресурсом человека и корпорации.

В книге «Тайм-менеджмент. Полный курс» описаны способы эффективного планирования времени на личном и организационном уровнях, а также методы и правила повышения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вышедшее в издательстве «Альпина Паблишер» учебное пособие написано под редакцией Глеба Архангельского. Его соавторами выступают Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина и Сергей Бехтерев.

До того как обратиться к управлению временем, эксперты тайм-менеджмента напоминают о важности ясных целей и в идеале определенной миссии (под ней понимается то уникальное, что мы «отдаем», приносим в этот мир, — то, о чем будет «эпитафия»). Если в какой-то сфере жизни конкретика пока не вполне ясна, можно использовать «надцели» — в соответствии с ценностями задать общее направление движения и впоследствии оценивать реализуемые проекты с точки зрения продвижения по ним.

Авторы предлагают задуматься о реактивном и проактивном подходе к жизни, сопоставляя соответственно «круг забот», волнующих нас, и, как правило, меньший в «диаметре» и вписанный в него, «круг влияния» — все то, что поддается нашему контролю и может меняться по нашей воле. Определившись с границами, стоит попробовать сконцентрироваться на последнем. И планомерно и проактивно идти к своим целям.

Планирование в тайм-менеджменте — способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное, уточняют авторы.

«План — это не жесткие рамки, в которые мы пытаемся втиснуть живую реальность, и не статичный, раз и навсегда утвержденный график. Это достаточно гибкая система организации деятельности, позволяющая оперативно вносить коррективы. План — это ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно меняющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного».

Изменение сроков, степени важности задач приводит к тому, что мы можем перемещать, переносить их на более дальние или ближние сроки. В книге рекомендуется ежедневно пересматривать (и уточнять) планы на неделю и еженедельно анализировать годовые.

«Самая острая память тупее самого тупого карандаша»

Авторы предостерегают читателя: все, что хранится в голове, ненадежно (может быть забыто) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы просто не замечаем, а именно она может оказаться решающей и повлиять на исход дела.

Искусство заключается в том, чтобы не пытаться решить все проблемы одновременно, а уметь сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных, пишут авторы книги «Тайм-менеджмент. Полный курс».

Помочь в этом может, в частности, обзор — своеобразная карта, дающая возможность увидеть все направления движения и все детали, это представление информации (задач, сроков, справочных данных), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязи элементов и дающее возможность эффективно принимать решения. На практике это контрольные списки (например, дел и задач), записи на стикерах, двухмерные графики—таблицы и интеллект-карты.

Важнейшим подходом к управлению своим временем является расстановка приоритетов. В книге приводится несколько техник, в частности, многокритериальная оценка с учетом важности критериев. В книге также рассматриваются техники избавления от навязанной срочности и важности и стратегии отказа.

Задачи рекомендуется разделять на жесткие, привязанные ко времени, гибкие, зависящие от обстоятельств и условий, «контекстов», и бюджетируемые (важные задачи, которые жестко не ориентированы по времени, но для выполнения которых мы определяем необходимое количество часов).

Авторы рекомендуют: выделяйте свои личные контексты и ловите «кайросы» (удобные моменты, подходящие для осуществления конкретного замысла). Рекомендуется завести специальные разделы в ежедневнике — контексты тоже стоит прописывать и детализировать, поскольку абстрактные мысленные построения могут ускользать.

Важна и ритмичность отдыха, желательно со сменой контекста, планирование «зеленых зон» — свободного времени, помогающего выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

«Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между ними и чемоданами. Пустое пространство и пустое время — важное средство контроля», — как сформулировал это Тарасов в книге «Принципы жизни: Книга для героев».

Приступить к исполнению намеченных планов и задач и наиболее эффективно их решать помогают различные способы самомотивации и прочие техники. Одна из них — использование «якоря». Среди менеджеров и офисных работников самым распространенным якорем, позволяющим подготовиться к работе, является чашечка утреннего кофе. Хорошим началом для включения в какую-то деятельность может быть и любая черновая техническая работа – «заточка карандашей» перед подготовкой эскиза к будущей работе. Простая техническая операция помогает настроиться на сложное дело.