Один портал на всю страну
Лента новостей
Интервью директора департамента управления персоналом и организационного развития УК «Альфа-Капитал» Юрия Григорьяна
— Какие задачи ваша компания решает с помощью корпоративного портала «1С-Битрикс»?
— Наша компания — одна из крупнейших на российском рынке управления активами. Офисы компании, а следовательно и сотрудники, работают буквально по всей стране. Поэтому основная задача, которую мы ставили при внедрении корпоративного портала, была связана с созданием единого информационного пространства компании. И в итоге с помощью портала мы смогли объединить сотрудников всех наших офисов — от Владивостока до Калининграда и Ростова в единое информационное пространство. Это была основная задача. Дальше идут уже задачи второго плана — это и централизация информации через библиотеки документов, и доступный удобный справочник, который позволяет, например, сотруднику во Владивостоке не только понимать, но видеть фотографии коллег центрального офиса в Москве, с которыми он общается ежедневно. Портал позволяет также создавать рабочие группы и управлять различными процессами по оптимизации. Еще мы решили огромный блок задач, связанных с корпоративной жизнью компании. Это проведение всевозможных конкурсов: фотографии, на лучшие рисунки, на ассоциации и так далее.
— Пользуетесь ли вы документооборотом, который как функция имеется в корпоративном портале?
— Для нас в портале главным фокусом является развитие коммуникаций. При этом у нас есть централизованная база по всем внутренним документам компании. Также мы активно используем эту функцию при координации рабочих групп В рамках практически всех рабочих групп есть своя библиотека документов, у каждой из них имеется возможность выкладывать на портал свою информацию. Это могут быть файлы, какие-то инструкции и так далее. Таким образом мы используем этот функционал портала, как на уровне компании, так и на уровне отдельных рабочих групп и сотрудников.
— Помогает ли портал решать вопросы обмена опытом, получения каких-то знаний?
— Да. За примером опять-таки обращусь к рабочим группам, потому что для нас обмен опытом — это по сути группа сотрудников, объединенных общей целью. В данном случае — повышение эффективности своей работы. Есть сотрудники, которые занимаются прямыми продажами и «холодными» звонками. Для них в портале организованы специальные форумы. На форуме у них есть возможность обмениваться опытом, делиться последними разработками и рассказывать интересные случаи из практики. Это особенно важно, когда сотрудники территориально распределены по разным городам страны. К примеру, человек из Краснодара описывает, какой у него сегодня был интересный случай, интересный кейс, как он с ним работал. Другой сотрудник из Санкт-Петербурга выкладывает какой-то свой алгоритм действий и т.д. У этого форума есть модератор, который на наиболее интересные моменты обращает внимание остальных участников группы, делает рассылки, инициирует обсуждение актуальных тем В таком подходе есть польза и для нового сотрудника, который, приходя в компанию, сразу видит конкретные схемы, может быстро научиться на опыте старожилов То есть если ему хочется быстро стать гуру в «холодных звонках» он заходит на этот форум и может прочитать всю историю, комментарии коллег, выбрать для себя подходящие, работающие инструменты. Таких примеров много. Это разные группы, в том числе даже по каким-то не рабочим интересам. Есть группа здорового образа жизни, где объединены люди, которые проповедуют в компании именно эти принципы. Есть группа футбола — на форуме можно найти и расписание игр, и информацию для игроков и болельщиков.
— Помогает ли портал новому сотруднику сориентироваться в компании, в ее разветвленной структуре? Как он может быстро в этом разобраться?
— На портале очень удобная система поиска и столь же удобный справочник, в котором можно задать различные фильтры. И, грамотно используя фильтры, человек может узнать практически всю компанию, познакомиться со всеми сотрудниками. Этому способствуют и яркие фотографии, и информация о группах, в которых человек состоит, и описание рабочих функций каждого сотрудника на его странице. Новый сотрудник, к примеру, не знает, кто занимается в компании мотивацией. Ему достаточно в поисковике ввести слово «мотивация». По запросу ему станут доступны, помимо всех документов, которые есть в интранете по этой теме, еще и люди, сотрудники, которые отвечают за данный процесс в компании. Таким образом и происходит знакомство. И ему не нужно звонить, не нужно узнавать, от него требуется просто правильно сформировать запрос в системе.
— Насколько система дружелюбна, как сейчас говорят, «френдли»?
— Начну с нас самих, с нашего Департамента. Для того чтобы портал активно развивался и пользовался популярностью среди сотрудников, прежде всего, сам HR должен в него поверить. И в нашем случае это произошло — мы искренне верим в наш портал и видим, как он оптимизирует многие организационные процессы компании. И на этом есть много причин. Прежде всего — абсолютная простата в обслуживании, то есть что с точки зрения администратора она очень простая, как раз «френдли». Весь портал модерирует только один сотрудник HR: и элементарное программирование, и заливку документов, и выкладку фотографий и видео, и прочее. Все достаточно просто делается.
С точки зрения сотрудников в портале тоже много пользы. Когда ты, например, вместо скучной таблицы со списком сотрудников и телефонов в виде excel-файла предлагаешь красочный, яркий и удобный телефонный справочник, то сотрудникам, безусловно, такое нравится больше. И хорошо это воспринимают. Либо, чтобы найти документ, тебе не надо прокладывать сложный путь по папкам, а достаточно просто ввести ключевое слово в поисковик. И таких примеров много.
Третий важный параметр — «говорить» на одном языке с конечными потребителями. В нашем случае интранет на «одной волне» с сотрудниками. Это стало возможным, благодаря постоянной обратной связи. К примеру, сотрудник говорит, что неплохо было бы, если у нас появится возможность переходить в личный кабинет «виртуального банка». Через неделю мы сделали виджет и теперь каждый сотрудник этим пользуется. Другой сотрудник попросил выдавать на портале информацию о прогнозе погоды и пробках, потому что это актуально. Теперь это есть на стартовой странице — эта информация оказалась актуальной для многих сотрудников.
«Френдли» интранет напрямую связан с функциональным интранетом. Поэтому многое из того, что сейчас есть на портале нашей Компании не было в базовой комплектации. Наши сотрудники сказали нам, что «было бы неплохо» — вот мы и реализовали. То есть мы понимали, что портал будет «френдли» тогда, когда от него будет эффект. И сотрудники реально увидят этот эффект, что да, это вещь, которая улучшает жизнь.
— По чьей инициативе был реализован этот проект?
— Инициатором и вдохновителем был, HR. Потому что было понимание, что на рынке есть система, которая поможет нам улучшить многое. Дальше был анализ потребностей сотрудников, из которого мы поняли, что сотрудникам компании, работающим более чем в 30 городах, очень сложно общаться. Проблема, которую чаще других называли сотрудники, ощущение информационного вакуума, с которым на системном уровне не могли справиться регулярные почтовые рассылки и существующие на тот момент каналы коммуникации.
Было понятно, что вопрос с информационным вакуумом надо решать глобально, комплексно, чтобы все ручные методы — excel-файлы, различные общесетевые диски — ушли в прошлое. И портал решил эту проблему.
Вторая сторона — это общекорпоративные задачи. Безусловно, нам нужно было решать вопросы трансляции корпоративных ценностей, планирования, создания библиотеки документов, создания рабочих групп и сообществ и многого другого. Нам нужно было развивать нашу корпоративную культуру, поэтому потребность со стороны управляющего состава тоже была.
И третья сторона этого процесса, в нашем случае, ключевая, это, безусловно, сотрудники. И здесь ключевым является оптимизация их ежедневных рутинных функций. Взять работу руководителя. Одно дело, когда ты заполняешь различные формы для оформления пропусков, рабочего места, учетных записей, заказа канцелярии и визиток и совсем другое, когда, зайдя на портал, ты заполняешь одну заявку, которая автоматически уходит ко всем ответственным лицам.. На портале есть сервис, который позволяет автоматизировать многие заявки. Мы перенастроили его под свои потребности, при этом сохранив и базовые функции, связанное с административно-хозяйственным сопровождением работы сотрудника. Это очень удобно и экономит много времени.
Вот, собственно, три основных элемента, три столпа, три парадигмы, по потребностям которых эта система и возникла.
Познакомиться с демо-версией «1С-Битрикс: Корпоративный портал»
