Как составить список дел на год и выполнить его

Список дел и задач на определенный период — инструмент, без которого немыслима жизнь специалиста, бизнесмена или руководителя. BFM.ru рассказывает о тонкостях эффективного целеполагания и планирования на будущий год

Полагаться в деловых задачах исключительно на память и хрупкую мотивацию невозможно. Это касается не только бизнеса, но и других жизненных задач, которые не предусматривают решение с наскока и включают в себя определенное количество подходов. Один из главных инструментов продуктивности в бизнесе и в жизни — список дел, составление которого требует специальных навыков и соблюдения правил.

Выберите носитель

Списки дел бывают всех форм и размеров, так что не нужно слишком беспокоиться о том, какой носитель вы используете. Главное, чтобы вам было удобно к нему возвращаться раз за разом, отслеживая выполнение пунктов. Кому-то будет привычнее надежный ежедневник, а для кого-то отлично подойдут многочисленные приложения для смартфона, которые совмещают в себе функции органайзера и блокнота. Важным моментом при выборе носителя является его наглядность и постоянная доступность — соперничать со смартфоном или планшетом тут некому.

Расставьте приоритеты

Бизнес-коуч Дэвид Аллен, автор популярной методики GTD (Get things done), в своих книгах настаивает на том, что цели и планы должны быть разбиты на три большие категории — краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Можно делать сразу три списка, по мере надобности перенося цели из перспективных в актуальные. Это поможет постоянно иметь перед глазами перечень задач для немедленного выполнения и не тратить время на осмысление.

Не стоит вносить в список дел абстрактные желания и эмоциональные порывы вроде «выйти на новый уровень» или «позаботиться о природе». Кроме сумятицы, такие пункты не принесут ничего полезного, но могут всерьез отвлечь от более конкретных задач.

Отбросьте лишнее

Нет ничего более пугающего, чем бесконечный список дел без четкого тайминга и расставленных приоритетов. Как правило, они так и остаются бумажными прожектами. Чем больше дел в одном списке, тем сложнее воплотить их в жизнь. Поэтому консультанты по продуктивности советуют смело резать «программу» надвое и крепко задуматься над приоритетами.

На практике более шести ежедневных задач становятся проблемой для исполнителя, поэтому правило «чем меньше, тем лучше» в данном случае работает на все сто процентов. Стоит помнить о том, что к заранее составленному списку дел неизбежно прибавятся повседневные рабочие задачи. Оставьте место для непредвиденных ситуаций, и выполнить все пункты будет гораздо проще.

Дробите цели

После того, как вы изложите на бумаге все свои цели на будущий год, следует раздробить задачи на более мелкие этапы, и делать это до тех пор, пока они не перейдут в разряд ежедневных. Дробление крупных целей неизбежно приближает их воплощение в жизнь. Это лучший способ уменьшить страх перед новым делом. В итоге даже самая масштабная цель может быть представлена в виде небольших последовательных шагов.

Запланированные дела должны обладать предельной конкретикой и отвечать одному простому требованию: все нужно разбить на последовательные действия, каждый этап которых может быть осуществлен в течение одного дня. Если выполнение шага не укладывается в этот временной промежуток, следует разбить его еще на несколько подходов. Такой метод позволит безболезненно проворачивать самые объемные дела без истощения сил и ущерба для ваших нервов.

Добавьте информации

Каждый пункт в списке дел должен содержать максимальное количество справочной информации, которая поясняет задачу. Не забывайте о том, что спустя месяц вы уже не вспомните мелких подробностей цели, а подобные пометки помогут сэкономить время на восстановлении целой картины.

Список дел представляет собой руководство к действию, поэтому здесь лучше всего избегать абстракций. Хорошим подспорьем в будущем будут четкие и понятные команды вроде «позвонить Петру» или «сделать презентацию».

Составьте «карту мыслей»

Лучше всего овладеть навыком составления «карты мыслей». Основная идея неизбежно влечет за собой более мелкие. Ваша задача — зафиксировать поток мыслей в виде облака. Графической составляющей «карты мыслей» могут служить простые линии, демонстрирующие логические связи в ваших умозаключениях.

Распределите баланс сил

Дэвид Аллен в своих книгах по управлению временем неоднократно повторяет, что баланс между рабочими и личными задачами — залог того, что вы не заполучите эмоциональное выгорание на половине пути к цели. Равнозначное погружение во все жизненные процессы поможет свести к минимуму усталость и войти в состояние продуктивного потока.

Установите жесткий тайминг

Когда вы составили список и отправили послание себе будущему, вернитесь назад и проставьте возле каждого пункта время выполнения задачи. Это превратит абстрактный список в прикладной график, которому будет легко следовать в будущем. Кроме этого, каждой задаче можно присвоить приоритет выполнения от одного до десяти. Это позволит сэкономить силы, отказываясь в случае необходимости от менее важных задач.

Обнародуйте список дел

Иногда лучшим способом выполнить обещание, данное самому себе, оказывается посвящение в дела посторонних людей. Если вы всерьез намерены добиться цели, но не уверены в собственной мотивации, расскажите о своих планах максимальному количеству знакомых. Чем больше будет посвященных, тем меньше шансов у вас благополучно забыть о задаче и переключиться на другие важные дела. Однако есть и риск — в случае неудачи придется делить горечь поражения с теми, кто был в курсе событий.

Устраивайте ежедневные проверки

Для того, чтобы список превратился из перечня желаний в руководство к действию, обращаться к нему придется каждый день. Эффективнее всего — выбрать время, в которое вы будете ежедневно проверять планы на день в соответствии со списком. Лучше всего делать это утром, но выбор времени суток зависит исключительно от личной предрасположенности.

Подводите итоги

Наконец, не удаляйте выполненные задачи из списка дел: наглядное подтверждение ваших успехов станет отличной мотивацией для новых свершений. Архивируйте старые списки и возвращайтесь к ним время от времени, тогда к концу года перед вами будет полная и вдохновляющая картина достигнутых целей.